Políticas de Tratamiento de Datos Personales

D’ORIGENN S.A.S. en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario No. 1377 de 2013, ha implementado las siguientes políticas de uso de Datos Personales, de acuerdo a lo previsto en el Art. 13 del Decreto 1377 de 2013.

 

1. Definiciones.

Los términos definidos, tendrán el significado asignado en la legislación, contenida en la Ley 1581 de 2012, en su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y en las demás normas que los modifiquen, aclaren, complementen o sustituyan.

AUTORIZACIÓN: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

AVISO DE PRIVACIDAD: comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

BASE DE DATOS: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

CAUSAHABIENTE: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).

DATO PERSONAL: cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse a una persona natural o jurídica.

DATO PÚBLICO: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

DATOS SENSIBLES: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

DATOS INDISPENSABLES: se entienden como aquellos datos personales de los titulares imprescindibles para llevar a cabo la actividad de educación superior en docencia, investigación y extensión. Los datos de naturaleza indispensable deberán ser proporcionados por los titulares de los mismos o los legitimados para el ejercicio de estos derechos.

DATOS OPCIONALES: son aquellos datos que D’ORIGENN S.A.S. requiere para ofrecer servicios adicionales en investigación, extensión, ofertas laborales, etc.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que individual o grupalmente, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS: es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.

HABEAS DATA: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.

TITULAR: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

TRATAMIENTO: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

TRANSFERENCIA: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

TRANSMISIÓN: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

 

2. Principios generales.

El presente Manual se encuentra regido por los principios previstos en el Artículo 4º de la Ley 1581 de 2012, los cuales serán aplicados a todas las personas naturales que, de manera permanente u ocasional, suministren cualquier tipo de información o dato personal a D’ORIGENN S.A.S. Igualmente D’ORIGENN S.A.S., como Encargada del Tratamiento de Datos Personales se regirá por lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, en su Decreto 1377 de 2013 y en las demás normas que los modifiquen, aclaren, complementen o sustituyan, de acuerdo a los siguientes principios:

  • PRINCIPIO DE LA LEGALIDAD: el Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo estableció en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.
  • PRINCIPIO DE FINALIDAD: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.

En lo correspondiente a la recolección de datos personales, D’ORIGENN S.A.S., se limitará a los datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron recolectados o requeridos; y cada una de sus áreas, deberá informar al titular el motivo por el cual se solicita la información y el uso específico que se le dará a la misma.

  • PRINCIPIO DE LIBERTAD: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  • PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  • PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
  • PRINCIPIO DE SEGURIDAD: la información sujeta a tratamiento por la D’ORIGENN S.A.S., se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: D’ORIGENN S.A.S. está obligada a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

 

3. Autorización del titular.

De conformidad con lo indicado en el Artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, todo Tratamiento de los Datos Personales requiere de la autorización previa e informada del Titular, expresada por este a través de los mecanismos que para tal efecto pondrá D’ORIGENN S.A.S. a disposición del Titular. Por consiguiente, D’ORIGENN S.A.S. recolectará, almacenará y utilizará cualquier Dato Personal previo consentimiento libre, expreso e informado del Titular de los mismos y solicitará exclusivamente aquellos Datos Personales que resulten necesarios para el Tratamiento. La autorización previa del Titular podrá ser obtenida a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior. La autorización podrá constar en un documento físico, electrónico, Internet, sitios Web, o en cualquier otro formato que permita su posterior consulta, o mediante un mecanismo, que permita conocer y obtener el consentimiento del Titular. La autorización será generada por D’ORIGENN S.A.S. y será puesta a disposición del Titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

 

4. Prueba de la autorización.

D’ORIGENN S.A.S. utilizará los mecanismos tecnológicos con que cuenta actualmente, que permitan determinar cuándo y cómo obtuvo Autorización por parte de los Titulares de Datos Personales para el Tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o electrónicos.

 

5. Casos en que no se requiere la Autorización previa del Titular.

D’ORIGENN S.A.S., no requerirá autorización previa del Titular para realizar cualquier Tratamiento de Datos Personales cuando se trate de Datos de naturaleza pública.

 

6. Deberes de D’ORIGENN S.A.S.

Como Responsable del Tratamiento de Datos Personales, cuando D’ORIGENN S.A.S., actúe como tal cumplirá con los siguientes deberes: i) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el ejercicio del derecho de hábeas data. ii) Solicitar y conservar, copia de la autorización otorgada por el Titular. iii) Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada. iv) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. v) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. vi) Actualizar la información, comunicando al Encargado del Tratamiento, las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado. vii) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento. viii) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado. ix) Exigir al Encargado del Tratamiento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. x) Tramitar las consultas y reclamos formulados. xi) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular. xii) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. xiii) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. xiv) Cumplir con las instrucciones y requerimientos que le imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

7. Confidencialidad.

D’ORIGENN S.A.S., se reserva en los eventos contemplados en la ley, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes.

 

8. Aviso de Privacidad.

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que será puesto a disposición del Titular para darle información y poner en su conocimiento, la existencia de las políticas de Tratamiento de la Información adoptadas por D’ORIGENN S.A.S., que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales. El Aviso de Privacidad, deberá contener como mínimo, la siguiente información: i) La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento. ii) El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo. iii) Los derechos que le asistente al Titular. iv) Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la Política de Tratamiento de la Información, y los cambios sustanciales que se produzcan en ella.

En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la Política de Tratamiento de Información.

 

9. Derechos de los titulares de la información.

De conformidad con lo señalado en el Artículo 8º de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a D’ORIGENN S.A.S.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a D’ORIGENN S.A.S., en su condición de Responsable del Tratamiento.

c) Ser informado por parte de D’ORIGENN S.A.S., respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.

d) Acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio y presentar quejas por eventuales violaciones a las normas que regulan la protección de Datos Personales.

e) Revocar la autorización impartida y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.

f) Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

10. Garantías del Derecho de Acceso.

Para los propósitos indicados en el Artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, D’ORIGENN S.A.S. garantizará a los Titulares el derecho de acceso a los Datos Personales a fin de que puedan ejercer sus derechos. Los Titulares, podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de D’ORIGENN S.A.S. Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales el Titular deberá dirigir una petición mediante escrito dirigido a las direcciones electrónicas de Servicio al Cliente de D’ORIGENN S.A.S. identificada como calidad@d-origenn.com y consultorcalidad101@gmail.com, departamento que atenderá la consulta en el plazo de tres (3) días hábiles siguientes. Cualquier solicitud de aclaración, corrección, complementación o modificación, deberá elevarse a la misma dirección dentro de los dos (2) días siguientes a la respuesta. Vencido este se entenderá que el Titular consiente y aprueba la totalidad de la información relacionada con los Datos Personales. Igualmente podrán conocer las políticas de Tratamiento de Datos personales ingresando a www.d-origenn.com donde podrán consultar las condiciones de este Manual y sus variaciones.

 

12. Reclamos.

El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, canalizándola y remitiéndola a través de la dependencia designada y cuyos datos de contacto se concretan más adelante en el numeral 17 del presente Manual. El reclamo deberá presentar el Titular, en los términos señalados en el Art. 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen.

 

13. Rectificación y actualización de datos.

D’ORIGENN S.A.S. rectificará y actualizará, a solicitud del Titular, la información que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señaladas.

 

14. Eliminación de datos.

El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a D’ORIGENN S.A.S., la eliminación de sus Datos Personales, previa solicitud formulada en los términos fijados arriba, cuando los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente. No procederá la supresión de datos cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

 

15. Revocatoria de la Autorización.

Los Titulares de los Datos Personales pueden revocar el consentimiento al Tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando el Titular no tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

 

16. Suministro de Información a Terceros.

D’ORIGENN S.A.S. queda plenamente autorizada para suministrar información de los Titulares, contenida en sus bases de datos a (i) los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales; (ii) a las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, y (iii) a terceros autorizados por el Titular o por la Ley. D’ORIGENN S.A.S., podrá suministrar la información contenida en sus bases de datos a cualesquier tipo de autoridad judicial o administrativa, incluyendo autoridades tributarias, de investigación civil, penal, disciplinaria o administrativa, ya sea del orden nacional departamental o así como a sus asesores legales y contables, a sus accionistas, y a cualquier tipo de personal directivo o administrativo de D’ORIGENN S.A.S., dentro del giro ordinario y usual de las actividades comerciales de D’ORIGENN S.A.S.

 

17. Encargado del Tratamiento.

D’ORIGENN S.A.S. designa a las siguientes personas como Encargadas del Tratamiento. Departamento de Servicio al Cliente calidad@d-origenn.com Nombre: Oscar Andrés Serrano León Teléfono: 31188570107 / 8933432 Correo Electrónico: calidad@d-origenn.com – consultorcalidad101@gmail.com Cargo: Ingeniero de Planta

 

18. Vigencia.

El presente Manual rige a partir del 15 de agosto de 2017.

 

ANEXO 1

AUTORIZACIÓN DE USO DE DATOS PERSONALES

Conforme a la ley 1581 de 2012 y de conformidad con lo señalado en el Decreto 1377 de 2013, con la firma de este documento manifiesto que autorizo a D’ORIGENN S.A.S., para el tratamiento y manejo de mis datos personales y que he sido informado en que consiste y el uso que se le dará a mis datos para las siguientes finalidades:

i). D’ORIGENN S.A.S., actuará como Responsable del Tratamiento de datos personales de los cuales soy titular y que, conjunta o separadamente podrá recoger, usar y tratar conforme la Política de Tratamiento de Datos Personales, ii). A través de mis datos personales D’ORIGENN S.A.S., se compromete a enviar toda la información necesaria correspondiente a los servicios prestados por su empresa y para los cuales se contraten sus servicios o se adquieran sus productos, iii). Mis derechos como titular de los datos son los previstos en la Constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir mi información personal, así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales, iv). D’ORIGENN S.A.S. garantizará la confidencialidad, libertad, seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida de mis datos y se reservará el derecho de modificar su Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento. Cualquier cambio será informado; v). Teniendo en cuenta lo anterior, autorizo de manera voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca a D’ORIGENN S.A.S. para tratar mis datos personales de acuerdo con su Política de Tratamiento de Datos Personales para los fines relacionados con su objeto.

Nombre completo de la persona:
No. Identificación:
Dirección de correspondencia:
Teléfonos: Correo electrónico:

Declaro que la información obtenida para el Tratamiento de mis datos personales la he suministrado de forma voluntaria y es verídica. Así mismo autorizo a D’ORIGENN S.A.S., a efectuar sus procedimientos de notificación y comunicación a la dirección de correspondencia y/o correo electrónico antes mencionados.

Se firma en la ciudad de _____________, a los ___ días del mes de _____ del año____.

Firma: _________________________________
Nombre: _______________________________
Identificación: ___________________________

 

ANEXO 2

AVISO DE PRIVACIDAD

De conformidad con lo establecido en la ley 1581 de 2012, sobre protección de datos personales, D’ORIGENN S.A.S., con el fin de garantizar la protección de la información de sus clientes, proveedores, colaboradores y demás personas ha dispuesto los mecanismos pertinentes tendientes a proteger los datos personales de acuerdo a lo establecido en la ley.

Identificación del responsable

D’ORIGENN S.A.S.

Domicilio: MOSQUERA-CUNDINAMARCA
Dirección: PARQUE AGROINDUSTRIAL SAN JORGE BG 2 CARR OCC KM 19
Correo electrónico: calidad@d-origenn.com
Teléfono: 8933432

Finalidad uso de la información

D’ORIGENN S.A.S. utilizará los datos personales que ha recolectado en el transcurso de su actividad comercial para: el envío de todas las noticias e información relevante que sea de su interés de nuestros servicios y productos, información de eventos, encuestas, actividades de publicidad y mercadeo, atención de quejas, reclamos, sugerencias y comentarios, y de manera general para todas las actividades que desarrolla la compañía.

D’ORIGENN S.A.S. informará a sus clientes, proveedores, colaboradores y demás personas sobre la presente política de privacidad y manejo de la información tendiente a cumplir con la ley y garantizar los derechos del titular.

D’ORIGENN S.A.S. podrá gestionar la recolección, tratamiento, administración y actualización de los datos a través de terceros, quienes en todo caso deberán seguir la actual política para garantizar la seguridad y buen manejo de la totalidad de la información.

D’ORIGENN S.A.S. garantiza que utilizará los datos de acuerdo a lo establecido en la ley de protección de los datos personales.

Derechos del titular

los titulares de los datos personales recogidos en las bases de datos tendrán derecho a conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y revocar la autorización del uso de sus datos y los demás contenidos en las leyes que regulan la materia, mediante comunicación dirigida al responsable de la protección de datos D’ORIGENN S.A.S. al mail: calidad@d-origenn.com.

Transferencia de datos personales

D’ORIGENN S.A.S. podrá compartir todos o parte de sus datos personales con empresas autorizadas de acuerdo a la legislación colombiana para el ejercicio de sus actividades. Asimismo, en caso de que los datos sean requeridos por la vía legal, administrativa o judicial correspondiente, D’ORIGENN S.A.S. se verá obligada a revelar los mismos a la autoridad solicitante.

Aseguramiento de la información

D’ORIGENN S.A.S. se compromete a realizar una correcta recolección, almacenamiento, uso y tratamiento de los datos evitando, en lo posible, el acceso no autorizado a terceros que permita conocer, vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que reposa en las bases de datos de la empresa utilizando herramientas tecnológicas y protocolos de seguridad que nos permitan cumplir con la protección de los datos.

Modificaciones a las políticas de privacidad y manejo de la información

D’ORIGENN S.A.S. se reserva el derecho de modificar los términos y condiciones de esta política de privacidad y manejo de la información, notificándolo a través de los medios de comunicación que se consideren más adecuados para tal efecto. El usuario tendrá el derecho a cancelar y/o rectificar sus datos personales así como a limitar su uso y divulgación en caso de cambios en los términos y condiciones de esta política de privacidad y manejo de la información.

Periodo de vigencia

La política de privacidad y manejo de la información de los datos personales suministrados por el usuario entra en vigencia a partir de agosto de 2017 y podrá ser modificada o actualizada en cualquier momento por D’ORIGENN S.A.S. en cumplimiento de la ley.